הדיאטה שתחסוך לך הרבה זמן

ניהול נכון של המשאבים שלנו (זמן, כח וכסף) ישנה את כל היום. יעל זלץ בטיפים שימושיים להתייעלות השגרה בבית. מתוך מגזין פנימה

יעל זלץ  , כ"א בשבט תשע"ד

ניהול זמן נכון
ניהול זמן נכון
שאטרסטוק

שיטת הניהול הרזה דוגלת בצמצומים: צמצום הזמן, צמצום המשאבים, צמצום כוח האדם, צמצום המלאי. המטרה היא לגרום לייצור ולשיווק להיות רזים: רק המינימום ההכרחי מבוצע, וכל משימה שאפשר לוותר עליה – מבוטלת. בזבוז זמן הוא השומן המיותר שאתם נושאים איתכם והוא רק מכביד על ביצוע המשימה ועל השלמתה בזמן.

העיקרון המרכזי של השיטה הניהולית הזאת הוא איתור מוקדי בזבוז ומניעתם. הרעיון נשמע מפתה ומזמין לניהול הבית שלך, שכן כולנו היינו רוצות לוותר על פעילויות חסרות ערך ולהתמקד בעיקר בלבד.

האם אנחנו מבזבזים זמן? לא, מה פתאום! אין לנו זמן לדברים החשובים, וכיצד יהיה לנו זמן לדברים חסרי חשיבות? בעצם, במחשבה שנייה כן. לפחות קצת זמן אנחנו מבזבזים. אי אפשר לומר שכל מה שאנחנו עושים הוא חשוב, יש כמה דברים לא ממש חשובים שאנחנו מוצאים את עצמנו מקדישים להם זמן גם בימים של "אין זמן" מאיץ ומלחיץ.

הזמן המבוזבז

לחץ:
אתם לחוצים, אתם עצבניים, קשה לכם לבצע את הפעולות הרגילות שאתם אמורים לבצע. דווקא משום שאתם לחוצים ומרגישים ש"יש לכם מיליון דברים על הראש" קשה להתמקד ולבצע. התחושות השליליות של המתח, המחשבות המרגיזות על חוסר הצדק שבחלוקת העבודה, הקול הפנימי שאומר לכם שאתם  עומדים לאכזב את עצמכם או את האחרים וכנראה שלא תעמדו במשימות שלכם – כל אלה ממלאים אתכם. לא נשאר מקום, זמן או מרחב ליצור פתרונות, למצוא דרך חדשה או לתקשר ביעילות כדי לצאת מהמתח. הוויכוחים, הדיונים ושיחות האמפתיה גוזלים זמן יקר שהיה אמור להיות מוקדש לביצוע המטלות. עומס רגשי ביחס לעבודה מבזבז זמן.

עבודה "מעל ומעבר":
זה יכול להיות בעבודה או בבית, בהכנות לשבת, לפסח או לטיול. המשימות רבות ואתם נוטלים על עצמכם חלק ניכר מהן מתוך תחושת אחריות או בגלל שכרגע אתם הטובים ביותר בביצוע. לאחר זמן - שעות או ימים - אתם מרגישים שאתם עובדים מעל ומעבר למה שאתם חייבים. אתם עשויים להיות עייפים או לחוש שאין מי שמעריך כראוי את המאמצים שלכם, כאילו שילמתם הרבה ומגיע לכם עודף. כשאתם חשים שאתם ב"פלוס" מבחינת מילוי החובות שלכם כלפי העבודה, המשפחה או הפרויקט שאתם מעורבים בו – אתם מרשים לעצמכם "משיכה" שהופכת במהרה למשיכת יתר.

המחשבה שעוברת בראש באותו הזמן היא "עבדתי מספיק, מותר לי לנוח". ודאי שמותר לך לנוח, ודאי שעבדת מספיק. אך השאלה היא האם זה הזמן המתאים לנוח והאם הפעילות המסוימת הזו משמעותה מנוחה. אנשים נוטים להתפתות לפעילויות חסרות ערך באשליה שזו מנוחה שמגיעה להם. למשל, תלמידה קוראת ספר מתח בזמן שהיה מיועד ללמידה למבחן. אולם עדיף מבחינתה לסיים את הלמידה ולקרוא במיטה בכיף. ההרגשה שהיא למדה "מספיק" אינה רלוונטית השאלה שצריכה להישאל היא האם היא סיימה ללמוד את כל החומר. כך גם בהכנות לשבת ובהתקדמות בכל פרויקט.

עבודה ללא הפסקה:
אם אתם עובדים קשה מדי, אתם עומדים לבזבז זמן. גרף המאמץ אמור להיות כמו הקו הירוק ולא כמו הקו האדום. הקו האדום מביא אתכם לירידה תלולה מדי שמשמעותה שתיאלצו להיות במקום הנמוך - "בלי לחץ" - זמן רב מדי. הדוגמאות פשוטות: עובדים ללא הפסקה ונגרם נזק לגב, עובדים בלי להפסיק לאכול ונגרם כאב ראש. לאחר מאמץ גדול כזה הגוף דורש פיצוי על המאמץ המוגזם וזמן יקר מתבזבז.

בלגן:
נראה שאין צורך לפרט ולהסביר כיצד בלגן מבזבז זמן. אתם מחפשים חפצים שאתם זקוקים להם ממש הרגע ואתם עשויים לבזבז על כך דקות יקרות, שעות ואולי ימים. משימות מתעכבות בגלל שלא מוצאים פריטים נחוצים, מסמכים או מידע חיוני. בזבוז הזמן הנגרם מבלגן מתסכל במיוחד בגלל שלא ניתן להימנע ממנו, אלא רק למנוע אותו. ברגע שאתם צריכים טופס ואינכם מוצאים אותו, לא תוכלו לומר: "לא רוצה לבזבז זמן על חיפושים, לא מחפשת" – את מוכרחה לחפש, בדרך זו אחרת. הזמן שיוקדש לחיפושים הוא בלתי נמנע. אפשר היה לנקוט גישה מונעת ולתייק מסמכים בצורה נגישה, בגדר חכמה שלאחר מעשה והפקת לקחים. אולם התובנה הזו אינה מעניקה פתרון מיידי. רק חיפוש קדחתני יותר יעזור ברגע זה.

ניצול הזמן

בניהול רזה מבקשים ממך לראות את הזמן המבוזבז כמו שומן שמכביד על התנועה. בכל פעם שאתם עושים משהו שמבזבז זמן אתם מכבידים על התנועה, ולהפך: בכל פעם שאתם מכבידים על התנועה אתם מבזבזים זמן. מנהל שרוצה להרזות את התהליכים בעבודה מחפש את כל ההכבדות ומבטל אותן.

מקום קבוע לכל דבר וחסל סדר חיפושים:
ייתכן שלכל פריט יהיו שני מקומות שבהם הוא עשוי להיות, אבל לא ארבעה שבאחד מהם הוא עלול להימצא. עדיף שהמקום שפריט מאוחסן בו יהיה נגיש בשעה שצריך להשתמש בו – מחבתות תלויות על קיר המטבח, משטח עבודה בשרי ליד מיקום האש במטבח, מכונת כביסה ליד חבלי התלייה והאמבטיה. כל אלה הם מיקומים מקצרי תהליכים וחוסכי זמן. כשאת בוחרת מקום לחפץ חדש בבית חשבי על הנגישות ומצאי מקום שיקצר את זמן השימוש בחפץ.

מכשירים כשירים:
סכין חדה לחיתוך עוף וירקות (אל תנסרי את העגבניות, חתכי באבחה אחת); קולפן יעיל; פותחן בעל צבע בולט; מטאטא שלא מתפרק בפינות החדר; מגב בעל מוט ארוך שמונע התכופפות; סמרטוטים שלא משאירים סיבים; מכסי סירים וסירים בעלי ידיות תקינות (במקום שימוש במגבות מסוכנות כדי להרים מכסה או סיר); דאגי שכל מכשיר או חפץ שניזוקו יתוקנו בהקדם – נורות שרופות, כיסאות מתנדנדים, ידיות שבורות – זה לא עניין של אסתטיקה אלא של ניצול זמן. לוקח זמן לעבוד בחושך וקשה לסגור דלת שהידית שלה שבורה. חבל על הזמן.

מלאי:
ניהול מלאי גדול דורש זמן. חיפושים, אחסון, הובלה. בגישת הניהול הרזה יש בבית מלאי הנדרש לשימוש העכשווי ולא מלאי לתקופה בלתי ידועה ובלתי משוערת. הכוונה היא לכמות הבגדים, הכלים, המצעים, הסכו"ם והמשחקים שהילדים כבר אינם משחקים בהם. את המלאי צריך לתחזק: לנקות אותו, לבטח אותו, לתקן אותו, לשים אותו במקום ולמנוע גישה של ילדים אליו. המאמצים הללו מיותרים אם המלאי מיותר.

תכנון הפסקות:
כדי שלא להכביד את העבודה על ידי הוספת משא של תלונות ועומס רגשי אחר – תכנני הפסקות. תני לעצמך זמן וגווני בביצוע משימות. לאחר שעתיים במטבח קחי שעה של כביסה. שעה של עבודה עם הבת ולאחר מכן שעתיים לבד. ההפסקות והגיוון מקלים על תחושת העומס והמתח המתלווה למצבי לחץ שבהם יש להספיק מטלות רבות בזמן קצר. אל תתפתי להמשיך "עוד קצת" – המחיר יהיה בזבוז זמן שייגרם כתוצאה ממיגרנה, כעסים וכדומה.

הכתבה מגיליון פנימה להצטרפות ולקבלת מנוי במבצע לחצו כאן